Ravnopravan pristup timskim iskustvima važniji je nego ikad kada se suočavamo s kompleksnošću hibridnog rada. Davanje visokoproduktivnim timovima alate i prostor nužan za obavljanje posla ključno je njihovoj sposobnosti da surađuju, stvaraju i kreiraju inovacije. Iz ovog razloga, high-impact prostori moraju postojati za timove u fizičkoj, ali i virtualnoj stvarnosti – inkorporirajući analogno i digitalno dijeljenje za rad „na lokaciji“ kao i na daljinu.

Zamišljamo budućnost u kojoj zaposlenici imaju pristup potrebnoj tehnologiji za zajednički rad, zajedno sa pravilnim tehnološki prilagođenim radnim prostorima koji odgovaraju potrebama tima. Kada, gdje, i kakav posao će se obavljati bilo bi specifično svakom timu.

Kako Vaša organizacija može procijeniti pravilan omjer materijala i prostora za podršku Vašem timu? Sve počinje s razumijevanjem organizacijskih, funkcionalnih i geografskih granica. Granice mogu biti prepreke timskim resursima i aktivnostima, kao što ih mogu i štititi.

Organizacijske granice

Istraživanje pokazuje da postoje četiri modela zajedničkog rada vezanih uz tipove organizacijske kulture utemeljene na „Competing Values Framework“ konceptu. Kada uzmemo vremena da shvatimo oblike suradnje našeg tima, možemo pomoći procijeniti karakteristike prostora i alate koje trebaju kao podršku svakodnevnom radu.

Koji oblici suradnje najbolje odgovaraju timu?
Za visokoproduktivne timove, svaki oblik suradnje na neki će način biti ostvaren, ali svaki će tim također imati i temeljnu sub-kulturu – i tako, temeljni oblik suradnje – integralan njihovom uspjehu.

• Inform: Ovo je preferirani oblik suradnje za kulturu kontrole. Ova je kultura po prirodi hijerarhijska s više razina menadžmenta. U kulturi kontrole, informacija je najčešće dostavljena u planiranom sastanku ili formalnoj prezentaciji.
• Do: Ovo je preferirani oblik suradnje za kulturu natjecanja. Članovi ove kulture teže brzom obavljanju zadataka – a prostori bi ovo trebali podržavati omogućujući kvalitetan pristup zajedničkim alatima i radu.
• Think:  Ovo je preferirani način suradnje za kulturu stvaranja. Članovi kulture stvaranja preuzimaju rizike i fokusirani su na velike ideje – i imaju tendenciju biti agilniji u svojem djelovanju. Radni prostori trebali bi biti dizajnirani za kreativno rješavanje problema i biti opremljeni s fleksibilnim namještajem koji podržava dijeljenje ideja.
• Connect: Ovo je preferirani oblik suradnje za kulturu suradnje. Članovi kulture suradnje naglašavaju i utjelovljuju vrijednosti grupnog rada. Baš su zato grupni prostori s fleksibilnim namještajem koji omogućava razne aktivnosti najčešće korišteni.

Dok je razumijevanje tipova organizacijskih kultura i povezanih oblika suradnje odličan početak podržavanja visokoproduktivnih timova, detalji normi svakog tima – i poštovanje radnih zadataka koji nisu podržani u njihovim primarnim oblicima suradnje – trebali bi biti zastupljeni kroz sekundarne prostore.

 

Koja je optimalna razina privatnosti svakog tima?

Uz oblike suradnje, za kvalitetan rad timovi i pojedinci zahtijevaju različite razine privatnosti. Povjerljivost rada, korištenje specifičnih timskih alata i potreba za suradnjom s onima izvan tima utjecati će na pristup koji drugi imaju timskom fizičkom prostoru ili virtualnom sastanku i alatima.

Fizičke timske prepreke razlikuju se od potpuno otvorenih radnih prostora do ograđenih prostora koji kontroliraju vizualni i zvučni pristup timu – osiguravajući izolaciju od buke, kao i privatnost i povjerljivost. Uz dodatak prostorne privatnosti, blizina je varijabla koja utječe na vjerojatnost nečijeg pristupa timu. Ne iznenađuje to da manje udaljenosti između radnih prostora omogućuju više prilika za vanjskom interakcijom od većih udaljenosti.

Ako tim radi na povjerljivom materijalu koji ne zahtijeva konstantan input od drugih u organizaciji, radni prostor koji bi mu najviše odgovarao mogao bi biti potpuno zatvoren, bilo bi ga moguće čak i zaključati, i bio bi daleko od ostalih radnih prostora u kojima se obavlja svakodnevni rad.

Ako je tim manje ograničen vrstom poslova kojim se bavi i ako može podnijeti povremene smetnje, mogao bi biti smješten bliže ostalima, s otvorenijim planom.

Razumijevanje timske potrebe za privatnošću – uz dodano razumijevanje kako članovi tima najbolje rade – može utjecati na sastav i funkciju radnog prostora, kao i na tehnološke alate koje tim zahtijeva kako bi radio ono što je njegov posao.

Funkcionalne granice

Funkcionalne granice koncentrirane su na „tko“ i „koliko dugo“ u kontekstu tima. Članstvo unutar tima može biti stabilno i jasno definirano ili fluidno i višefunkcionalno.

 

Tko je dio tima?

Kada se posjetitelji približe timskom radnom prostoru trebalo bi biti relativno jasno kome taj prostor pripada. Timovi ovo mogu postići kroz korištenje brandinga (npr. osobni i timski artefakti, znakovi, poseban raspored radnih pozicija itd.), alata specifičnih za tim (npr. stalci, monitori, i ostali radni pribor) i pohrane (npr. osobne ili kolektivne).

 

Koliko dugo će tim raditi zajedno?

Razumijevanje koliko dugo će tim raditi zajedno može biti korišteno kako bi se procijenila trajnost korištenja namještaja i opreme i bi li sve to trebalo biti fiksno ili fleksibilno.

Kada tim ima relativno stabilno članstvo čiji članovi rade na više projekata odjednom, ali ne nužno zajedno, njihov prostor može biti uređen više poput tipičnog radnog clustera – sa susjednim radnim prostorima kao podrškom njihovim kratkoročnim kolaborativnim potrebama. Zajednička pohrana može biti korištena kako bi se definirao individualni teritorij unutar timskog prostora ili može biti inkorporirana u pojedinačne radne postaje. Ako je timsko korištenje opreme kratkoročne prirode (npr. sastanci putem dijeljenog ekrana) alati mogu biti spremljeni unutar dostupnog, zajedničkog radnog prostora izvan timskog područja.

Timovi koji imaju fluidnije, višefunkcionalno članstvo često se skupe kako bi zajedno radili na jednom projektu ili zadatku. Oni teže ostvarenju jednog cilja, i jednom kada je taj cilj postignut, članovi tima sele se na druge projekte i timove. Kada je tim po svojoj prirodi fluidan, teritorij u kojem rade za vrijeme trajanja njihovog zadatka trebao bi biti : dodijeljena soba ili prostor koji ima dovoljno mjesta za grupu promjenjive veličine. Namještaj i oprema unutar prostora trebali bi omogućavati fleksibilnost – dajući timu koji ih koristi sposobnost prilagodbe i oblikovanja prostora koji odgovara njihovim specifičnim potrebama.

Geografske granice

Geografske granice određuju „gdje“ i „kada“ aspekte timskog rada.

Gdje tim provodi svoje vrijeme?

„Gdje“ je posebno relevantno jer mnogi se timovi danas sastoje od članova u uredima, domovima i na trećim lokacijama. Dijeljeni fizički radni prostor osigurava članovima tima neposredan pristup jednih drugima, kao i pristup alatima koje timski rad zahtjeva. Ovo olakšava snažnu istovremenu interakciju jer ljudi imaju pristup bogatoj količini oblika te interakcije i mogu lakše procijeniti podudarnosti, značenje, kao i koristiti alate specifične njihovim načinima rada. Što je manja udaljenost između članova tima, to je veća vjerojatnost sinkrone interakcije – htjeli mi to ili ne. Što je veća udaljenost između članova tima, to interakcije postaju više asinkrone.

Kada tim radi svoj posao?

Timing determinira frekvencija i trajanje sinkronih ili asinkronih aktivnosti unutar tima. Kada su timovi prostorno raštrkani, uloga kolaborativne tehnologije još je bitnija, a tim možda neće trebati stalan prostor unutar zgrade ako veći dio trajanja projekta ne mora biti zajedno. Zajednička soba s fleksibilnim namještajem i pristupom potrebnoj tehnologiji zadovoljit će njihove potrebe kada se članovi tima nalaze zajedno.

Dok kolaborativna tehnologija nastavlja evoluirati i omogućavati više imerzivnih iskustava – i dok organizacije imaju timove koji rade preko velikih udaljenosti – distribuirani timski rad nastavit će se poboljšavati. No ipak, rad zajedno, u dijeljenom prostoru, i dalje će biti najefikasniji način rada kod mnogih timskih aktivnosti.

Važno je pristupiti timovima i radu koji obavljaju iz perspektive organizacijskih, funkcionalnih i geografskih granica. Razumijevanje oblika suradnje, potreba privatnosti i timskih funkcija pomoći će Vam u razvoju dinamičnih prostora i pri inkorporiranju alata kakve zahtijevaju timske složenosti i potrebe grupe.

Autor: Kristin Reddick