Rad sve više prelazi u digitalni svijet, a istovremeno raste i potreba za humanijim iskustvom rada
Tvrtke shvaćaju da dodijeljeni prostori ostaju neiskorišteni tijekom 30 do 50 posto radnog dana, jer nove tehnologije i inovativni dizajni ureda radnicima daju slobodu da rade gdje god im na temelju njihovih jedinstvenih potreba najviše odgovara. Današnji profesionalci su usmjereni na rezultate, dinamični su i nisu vezani za jedan radni stol.
Uspjeh rada na daljinu potiče nas da preispitamo načine i mjesta na kojima se obavlja rad.
Manageri i zaposlenici dijele stav da post-pandemijska budućnost ureda donosi mnogo više fleksibilnosti, ali rijetki su spremni u potpunosti odreći se uredskog prostora.
Zato se sve veći broj kompanija okreće prema hibridnim radnim prostorima gdje se veliki broj uredskih zaposlenika rotira u prostorima oblikovanima za dijeljenje radnih mjesta. Ovaj model osigurava fleksibilnost koju mnogi zaposlenici (i neki poslodavci) priželjkuju nakon višemjesečnog rada od kuće. Ovo je kompliciran način za organizaciju radnog tjedna, koji će zasigurno transformirati unutarnji život kompanija, aktivnost zaposlenika, poslovne procese i način korištenja uredskih prostora.
Odluka o pristupu organizaciji poslovanja i uredskog prostora jedno je od najkompleksnijih pitanja s kojim se suočavaju menadžeri današnjice
Zaposlenici danas očekuju od svojih radnih mjesta više nego ikad prije. Standardizirani modeli više nisu relevantni jer radnici traže okoline koje su mobilnije, fleksibilnije i personalizirane u skladu s individualnim preferencijama. Ponuda pažljivo dizajniranih ureda i drugih radnih prostora odličan je način privlačenja i očuvanja vrhunskih talenata uz istovremeno poticanje dobrog zdravlja, uključenosti i produktivnosti zaposlenika. Tvrtke koje ignoriraju ove trendove dovode se u opasnost, a oni koji se prilagode novim i logičnim okolnostima izgledniji su pobjednici u „utrci za talentima“, te mogu očekivati osjetniji rast.
Najinovativnije kompanije osiguravaju široki spektar prostora koji ispunjavaju potrebe zaposlenika, poput dobro dizajniranih “tihih oaza” s fokusom na tehnologiju, zajedničkih radnih prostora, mjesta za kratku pauzu i prostora za socijalizaciju
Ured ostaje, no njegova uloga se mijenja
Manje od petine menadžera želi se vratiti u klasične uredske prostore kakve smo poznavali prije pandemije. Ostatak njih razmišlja o tome na koji način treba produžiti mogućnost rada na daljinu. Većina menadžera očekuje promjene u njihovoj nekretninskoj strategiji kroz sljedećih 12 mjeseci.
Planovi sadrže konsolidaciju uredskih prostora na najboljim lokacijama i/ili otvaranje više satelitskih lokacija.
Prostorne potrebe sada će biti definirane brojem radnika koji će svaki dan biti u uredu, količinom prostora koji će biti potreban da radnici budu produktivni, istovremeno vodeći brigu o zdravstvenoj sigurnosti, te odlukama kompanija da smanje svoj postojeći “real estate footprint” pomičući se prema modelima rada na daljinu ili da fleksibilno koriste uredski prostor kako bi ostvarili fluktuirajuće prostorne potrebe.
Ovi zaključci upućuju na to da mnoge kompanije koriste priliku da postanu kreativne s radnim prostorom u sljedećih nekoliko godina.
Cilj je od odlaska u ured stvoriti iskustvo koje poboljšava odnose i kulturu kompanije.
Aktivnosti u ovom cilju sadržavati će poboljšanja uredske opreme i dekora i porast površine mjesta za suradnju i druženje – ali i povratak nekih dodijeljenih „privatnih“ ureda i „tihih oaza“ – u namjernom odmaku od radnih kabina (tzv. „cubicles-a“) i velikih ureda za mnogo zaposlenika (tzv. „open space“ ureda). Tvrtke prepoznaju da neki zaposlenici, uz mjesta za socijalizaciju, trebaju ili preferiraju odvojeno mjesto za fokusirani rad.
Oblik novog ekosistema radnog prostora
Organizacijska kultura suptilna je, ali snažna struja koja usmjerava ponašanje radnika, a sastoji se od predmeta, pretpostavki i vrijednosti. Ona je skup stilova vođenja, procedura, ciljeva i mnogih drugih karakteristika koje organizaciju čine jedinstvenom.
Jedan od najjačih simbola neke organizacije su prostori koje je izgradila – prostori kojima komunicira svoje vrijednosti.
Promjene koje smo vidjeli u zadnjih osam mjeseci upućuju na to da će se ured – kakvim ga znamo – promijeniti. Trend je raditi u ekosistemu koji se sastoji od ureda, doma i trećih mjesta. No, ured će ostati centralno mjesto za rad i razvoj korporativne kulture.
Ured
Ured evoluira u mjesto za druženje, s više suradnje nego ikada. To je epicentar kulture organizacije u koji je ona ugrađena i iz kojeg se razvija. S kontinuiranim prilagođavanjem ureda budućnosti, on postaje središte grupnog rada i interakcije kao i mjesto kvalitetno opremljeno za pripremu i održavanje sastanaka i analize njihovih rezultata.
Dom
Do sad smo se, uglavnom silom prilika, već dobro upoznali s radom na daljinu i našim radnim mjestom kod kuće. Kućni ured nastaviti će se razvijati kako bi podržavao aktivnosti poput koncentriranog rada, čitanja, zakazanih poziva i virtualnih sastanaka. Dom igra i ulogu u ravnoteži privatnog i poslovnog života kad poslodavci podržavaju fleksibilno radno vrijeme zaposlenika.
Treća mjesta
Prostori između ureda i doma – treća mjesta – postati će mnogo važnija kako ljudi budu tražili dodatna mjesta za rad fokusirani rad bez ometanja (poput kolega, partnera, djece ili ljubimaca). Treća mjesta daju novu dimenziju našem radu i omogućavaju privremeni koncentrirani rad ili kraćih aktivnosti u drugačijem okruženju od ureda ili doma.
Kako će se radni prostori prilagođavati
raznim tipovima radnih kultura
Fizičko radno mjesto treba odražavati organizacijske ciljeve i vrijednosti. Ljudi će se ljudi svakako okupljati da se međusobno informiraju, socijalno povezuju, razmišljaju strateški i da rade zajedno kako bi postigli ciljeve, ali dijelovi organizacije imati će različite preferirane načine zajedničkog rada. Razumijevanje i dizajniranje s tim preferencijama na umu pripremiti će teren vašim ljudima da rade najbolje što mogu.
Kultura radnog mjesta nevidljiva je, ali ostavlja trag na svakom aspektu poslovanja. Kulturu oblikuju vrijednosti organizacije, a utječe na to gdje, kako i kada radimo. Dok se prilagođavamo novom ekosistemu radnih prostora, ključno je razmotriti kako kultura utječe na prostorno uređenje.
Način na koji se organizacije prilagođavaju novom ekosistemu ovisi o primarnoj vrijednosti u temelju njihove radne kulture. Istraživanja raznih poslovnih okruženja istaknula su u prvi plan četiri vrste radne kulture neke organizacije usmjerene na: Suradnju, Stvaranje, Kontrolu i Natjecanje. Svaka od njih na drugačiji način pristupa pitanjima kako, gdje i kada se radi.
Organski radni prostor naša je perspektiva i proces za razumijevanje radne okoline i kako je zaposlenici koriste
U ovom novom radnom ekosistemu, uređenje radnog mjesta treba odgovoriti na izazove stvaranjem okolina koje omogućuju povezivanje i interakciju, te se prilagođavaju potrebnim razinama popunjenosti. Odgovor na te izazove je „Organski radni prostor“.
Organski radni prostor naša je perspektiva i proces za razumijevanje radne okoline i kako je zaposlenici koriste. Počinjemo analizom cijelog ekosistema – gdje se događaju interakcija i suradnja – skroz do pojedinačne radne jedinice – bilo u uredu, domu ili na trećem mjestu. Tada pomažemo našim klijentima u izradi rješenja koja osiguravaju da zaposlenici postižu svoj maksimum, koja podržavaju organizacijsku kulturu i koriste njihove postojeće resurse, omogućavajući pritom jednostavnu rekonfiguraciju i smanjene troškova.
U svijetu promijenjenom COVID-om 19 – a koji se i dalje mijenja – sigurni smo u jednu stvar: radni prostori moraju biti fleksibilni.
Trebaju omogućiti promjenu onoliko brzo koliko je ljudima i organizacijama potrebno. Pojedinci I timovi izabrati će odgovarajući radni prostor s obzirom na postavljeni zadatak i tražiti će mjesta na kojima se osjećaju najproduktivnije.
Prostori dizajnirani prije pandemije možda neće biti najbolja rješenja za budućnost. Dok se selimo u novi ekosistem, sa sobom nosimo bolje razumijevanje onoga što je prije, ali i za vrijeme izvanrednih okolnosti funkcioniralo i onoga što nije. Korištenje ove nove perspektive omogućiti će nam drugačiji pogled na uređenje ureda, doma i trećih mjesta kako bismo maksimizirali njihov potencijal za rad u budućnosti.
Ured je epicentar onoga što ljude navodi da rade, onoga što pomaže ljudima da postignu najbolji rezultat. Počevši s uredom, istražiti ćemo koja je prava ravnoteža za Vaš ekosistem.
Možemo ponuditi rješenja koja će osigurati kontinuirani rad u nekoliko okolina, podržavajući produktivnost i efikasno korištenje prostora
DEFINIRANJE OPSEGA I CILJEVA PROJEKTA, ANALIZA ORGANIZACIJE RADA, POSLOVNIH PROCESA I POTREBA KLIJENTA
U pripremnoj fazi projekta, naš zadatak je saslušati i razumjeti klijenta, tj. sagledati trenutno stanje, planove i poslovnu strategiju klijenta, te analizirati njegovu organizaciju rada, poslovne procese i buduće potrebe.
Ova analiza nužna je radi kvalitetne realizacije narednih faza – pronalaženja adekvatnog prostora, njegovog planiranja i dizajnerskog oblikovanja, te prijedloga opremanja.
ODABIR ODGOVARAJUĆEG POSLOVNOG PROSTORA
Temeljem analize potreba iz prethodne faze, klijentu pružamo naše konzultantske usluge pri odabiru odgovarajućeg poslovnog prostora.
Vrsta i opseg konzultantskih usluga pri odabiru prostora ovise o specifičnosti projekta, a najčešće uključuju ogled prostora, izradu skice organizacije prostora u svrhu provjere da li prostor zadovoljava potrebe klijenta, analizu iskoristivosti prostora i sl.
PLANIRANJE PROSTORA
Na osnovu analize potreba i poslovnih procesa klijenta, te raspoloživog prostora razrađujemo detaljni projekt organizacije prostora na način da smještaj pojedinih radnih cjelina i timova omogućuje optimalnu razinu interakcije među njima.
DIZAJNERSKO OBLIKOVANJE PROSTORA
Nakon prihvaćanja koncepta organizacije prostora pristupamo kreativnom dijelu projektiranja – dizajnerskom oblikovanju prostora na način da svi elementi unutarnjeg uređenja – podovi, zidovi, namještaj, zelenilo, slike čine jednu skladnu cjelinu. Temeljito promišljanje vizualnog identiteta poslovnih prostorija nužno je, kako radi definiranja imagea tvrtke koji klijent želi pokazati (moderan, klasičan, dizajnerski itd.), tako i radi stvaranja ambijenta u kojem će se zaposlenici ugodno osjećati te biti produktivni.
PRIJEDLOG OPREMANJA
Nakon definiranja svih parametara projekta klijentu prezentiramo prijedlog opremanja – troškovnik s uključenim svim cijenama odabranih proizvoda i usluga. Prijedlog opremanja dajemo u dvije ili više varijanti, odnosno cjenovnih kategorija tako da klijent može odabrati opremu koja najbolje zadovoljava njegove zahtijeve, te nudi najoptimalniji omjer dizajna, kvalitete i cijene.
ISPORUKA I UGRADNJA OPREME, POSTPRODAJNI SERVIS
Nakon definiranja svih detalja organiziramo isporuku i ugradnju opreme do potpune gotovosti i funkcionalnosti prostora.
Nakon ugradnje, osiguravamo usluge postprodajnog servisa prema potrebama klijenta – redoviti obilazak i kontrolu opreme, projekt nove organizacije i stručnu demontažu i montažu u slučaju preseljenja na novu lokaciju i sl.
